Если дочитаете до конца, то научитесь использовать такую полезную функцию Эксель, как фильтр . Сейчас на вполне реальном примере я покажу что такое фильтры Excel и как экономить время при работе с большими таблицами. Это совсем несложно. В конце статьи вы сможете скачать таблицу, на примере которой я здесь рассматриваю работу с фильтрами Excel.

Зачем нужны фильтры в таблицах Эксель

А затем, чтобы иметь возможность быстро отбирать только необходимые вам данные, скрывая ненужные строки таблицы. Таким образом фильтр позволяет без удаления строк таблицы Эксель просто временно скрыть их.

Скрытые при помощи фильтра строки таблицы не исчезают. Можно условно представить, что их высота становится равной нулю (про изменение высоты строк и ширины столбцов я ранее рассказывал). Таким образом, остальные строки, не скрытые фильтром, как бы "склеиваются". То, что получается в результате, и есть таблица с наложенным фильтром.

Фильтрация данных в Excel позволит отобразить ту информацию, которая интересует пользователя в конкретный момент. Она значительно упрощает процесс работы с большими таблицами. Вы сможете контролировать как данные, которые будут отображаться в столбце, так и те, что исключены из списка.

Как добавить

Если Вы оформляли информацию через вкладку «Вставка» – «Таблица» , или вкладка «Главная» – «Форматировать как таблицу» , то в ней возможность фильтрации будет включена по умолчанию. Отображается нужная кнопка в виде стрелочки, которая расположена в верхней ячейке с правой стороны.

Если Вы просто заполнили блоки данными, а затем отформатировали их в виде таблицы – фильтр нужно включить. Для этого выделите весь диапазон ячеек, включая строку с заголовками, так как нужная нам кнопочка будет добавлена в верхний рядок. А вот если выделить блоки начиная с ячейки с данными, то первый рядок не будет относиться к фильтруемой информации. Затем перейдите на вкладку «Данные» и нажмите кнопку «Фильтр» .

В примере кнопка со стрелочкой находится в заголовках, и это правильно – будут фильтроваться все данные, расположенные ниже.

Если Вас интересует вопрос, как сделать таблицу в Эксель , перейдите по ссылке и прочтите статью по данной теме.

Как работает

Теперь давайте рассмотрим, как работает фильтр в Эксель. Для примера воспользуемся следующими данными. У нас есть три столбца: «Название продукта» , «Категория» и «Цена» , к ним будем применять различные фильтры.

Нажмите стрелочку в верхней ячейке нужного столбика. Здесь Вы увидите список неповторяющихся данных из всех ячеек, расположенных в данном столбце. Напротив каждого значения будут стоять галочки. Снимите галочки с тех значений, которые нужно исключить из списка.

Например, оставим в «Категории» только фрукты. Снимаем галочку в поле «овощ» и нажимаем «ОК» .

Для тех столбцов таблицы, к которым применен фильтр, в верхней ячейке появится соответствующий значок.

Как удалить

Если Вам нужно удалить фильтр данных в Excel, нажмите в ячейке на соответствующий значок и выберите из меню «Удалить фильтр с (название столбца)» .

Отфильтровать информацию в Excel можно различными способами. Различают текстовые и числовые фильтры. Применяются они соответственно, если в ячейках столбца записан либо текст, либо числа.

Использование фильтра

Числовой

Применим «Числовой…» к столбцу «Цена» . Кликаем на кнопку в верхней ячейке и выбираем соответствующий пункт из меню. Из выпадающего списка можно выбрать условие, которое нужно применить к данным. Например, отобразим все товары, цена которых ниже «25» . Выбираем «меньше».

В соответствующем поле вписываем нужное значение. Для фильтрации можно применять несколько условий, используя логическое «И» и «ИЛИ» . При использовании «И» – должны соблюдаться оба условия, при использовании «ИЛИ» – одно из заданных. Например, можно задать: «меньше» – «25» – «И» – «больше» – «55» . Таким образом, мы исключим товары, цена которых находится в диапазоне от 25 до 55.

В примере у меня получилось так. Здесь отображены все данные с «Ценой» ниже 25.

Текстовый

«Текстовый фильтр» в таблице примера, можно применить к столбику «Название продукта» . Нажимаем на кнопочку со стрелкой вверху и выбираем из меню одноименный пункт. В открывшемся выпадающем списке, для примера используем «начинается с» .

Оставим в таблице продукты, которые начинаются с «ка» . В следующем окне, в поле пишем: «ка*» . Нажимаем «ОК» .

«*» в слове, заменяет последовательность знаков. Например, если задать условие «содержит» – «с*л» , останутся слова: стол, стул, сокол и так далее. «?» заменит любой знак. Например, «б?тон» – батон, бутон, бетон. Если нужно оставить слова, состоящие из 5 букв, напишите «?????» .

Вот так я оставила нужные «Названия продуктов» .

По цвету ячейки

Фильтр можно настроить по цвету текста или по цвету ячейки.

Сделаем «Фильтр по цвету» ячейки для столбика «Название продукта» . Кликаем по кнопочке со стрелкой и выбираем из меню одноименный пункт. Выберем красный цвет.

В результате остались только продукты красного цвета, а точнее все ячейки, которые залиты выбранным цветом.

По цвету текста

Теперь в используемом примере отображены только фрукты красного цвета.

Если Вы хотите, чтобы были видны все ячейки таблицы, но сначала шла красная, потом зеленая, синяя и так далее, воспользуйтесь сортировкой в Excel . Перейдя по ссылке, Вы сможете прочесть статью по теме.

Иногда при работе с большой базой данных возникает необходимость отобрать информацию по определенному критерию (например, показать только тех людей, которые родились в 1980 году). Для выполнения задач подобного рода используется фильтр в Excel.

Видео по фильтрации и сортировке данных в Excel

Виды фильтров в Excel

Фильтрация — это выбор необходимых данных из списка для последующей работы с ними. Результатом этой процедуры будут определенные строки, которые подходят под критерии отбора. Остальные записи временно скрываются и не используются до тех пор, пока пользователь не отключит фильтр. С отобранными данными можно выполнять стандартные действия: редактирование, форматирование, печать, построение графиков, диаграмм и т.д.

Всего в Экселе есть 2 способа фильтрации: автофильтр и расширенный фильтр. Запустить их можно через панель меню, щелкнув «Данные — Фильтр». С помощью первого варианта осуществляется быстрый отбор необходимой информации с простыми критериями поиска. В режиме автофильтра заглавная строка таблицы в каждой колонке будет содержать кнопку со стрелочкой, кликнув на которую можно указать критерии для отбора. Для каждого столбца можно установить свои настройки. В данном режиме можно установить следующие параметры:

1. Сортировка по возрастанию или по убыванию.
2. «Все» — Excel покажет (восстановит) все строки.
3. «Первые 10» — Excel отобразит первые 10 записей. При выборе этого пункта откроется новое окно, в котором можно указать число записей, выбрать, какие из них показывать (наибольшие или наименьшие), а также установить ограничение на количество отображаемых записей.
4. «Условие» — здесь пользователь может самостоятельно создать 2 критерия отбора данных, объединяя их простыми операторами И, ИЛИ.
5. Любой из элементов. Здесь можно выбрать любое значение, которое находится в колонке. Например, если столбец состоит из наименований товаров, то в перечне элементов будут указаны абсолютно все товары. Пользователь может указать любой из них.
6. «Пустые» и «Непустые» — Excel отобразит пустые (или непустые) ячейки. Данная опция появляется только в том случае, если в столбце есть незаполненные поля.

   Чтобы удалить фильтр из одной колонки, нужно кликнуть в перечне элементов на пункт «Все». Если нужно отменить его для всей таблицы, необходимо выбрать в панели меню пункты «Данные — Фильтр — Отобразить все». Удаление автофильтра осуществляется так же, как и его запуск.

   Расширенный фильтр

   

   Пример создания расширенного фильтра — необходимо задать диапазон исходных данных, фильтров и диапазон, куда помещаются отфильтрованные данные

   Второй вариант фильтрации предоставляет пользователю больше возможностей для отбора необходимых данных.Чтобы запустить расширенную опцию, необходимо создать копию заголовков таблицы (т.е. просто скопировать шапку). Это будет диапазон условий. Затем надо заполнить этот диапазон критериями отбора. Но тут важно придерживаться правил: если нужно, чтобы значения отбирались по двум параметрам (к примеру, фамилия студента и оценка), то условия записываются в одну строку; если же критерии будут отбираться в режиме «ИЛИ» (марка машины или объем двигателя), тогда они записываются в разные строки.

   Допустим, есть таблица с 2 колонками — наименование товара и количество. Всего товаров 3 — бананы, апельсины, мандарины, а количество — 10, 20 и 15 штук соответственно. После того как будет скопирована шапка, можно создать условие, например, показать товары, количество которых меньше или равно 15. То есть под скопированной шапкой в колонке «Кол-во» надо написать <=15. Затем надо запустить расширенный фильтр, указать исходный диапазон (исходная таблица), диапазон условий (таблица, где указано «кол-во <=15») и нажать «ОК». Исходная таблица изменится: теперь тут будут отображены только бананы (10 штук) и мандарины (15 штук).

   Таким образом, принцип работы фильтрации должен быть понятен. Этим способом можно отбирать любые элементы из базы данных, насколько большой она бы ни была. Такая процедура поможет упростить работу пользователя с большими объемами данных.

Иногда таблицы в Excel содержат довольно большое количество данных, это может быть, например, перечень закупленных за год расходных материалов. А вам нужно найти среди них только данные, относящиеся к вашему подразделению. Как это сделать?

Для того чтобы из общей массы записей выбрать только часть, удовлетворяющую вашему условию, можно воспользоваться инструментом под названием фильтр. Чтобы установить фильтр, выделите мышью заголовки в шапке таблицы либо всю таблицу, затем на вкладке Главная щелкните на кнопке Сортировка и фильтр и в появившемся меню выберите пункт Фильтр . В правом нижнем углу ячеек с заголовками столбцов таблицы появятся кнопки с направленной вниз стрелкой, как показано на рис. 5.4.

Если вы щелкнете мышью на такой кнопке, появится меню, в котором можно указать направление сортировки по этому столбцу, а также условия отбора записей (рис. 5.5).

Если вам, например, нужно выбрать в списке только имена, начинающиеся на букву С, щелкните на кнопке в столбце с именами, в появившемся меню раскройте подменю Текстовые фильтры и выберите пункт начинается с . Откроется окно, показанное на рис. 5.6. В поле справа от слов начинается с введите букву С. Можно ввести не одну букву, а несколько. В результате будут выбраны только те имена, которые начинаются с указанного сочетания букв, а остальные записи таблицы скроются с экрана (рис. 5.7).

Кнопка в ячейке с заголовком столбца, по которому установлен фильтр, меняется и принимает соответствующий вид. Если щелкнуть мышью на кнопке в столбце с числовыми данными, вместо пункта Текстовые фильтры появится пункт меню Числовые фильтры . При выборе такого пункта вы можете указать диапазон значений чисел для выбираемых записей (рис. 5.8). Можно выбрать все записи больше указанного вами значения или меньше.

Для рассматриваемого нами примера (см. рис. 5.4), выберем список людей, родившихся после 1973 года. Для этого щелкнем мышью на кнопке в ячейке Е1 (Год рождения), в появившемся меню раскроем подменю Числовые фильтры , как показано на рис. 5.8, и выберем пункт больше. Откроется окно, показанное на рис. 5.9. В поле справа от слова больше введем значение 1973 и щелкнем мышью на кнопке OK. В результате в списке останутся только люди, родившиеся после 1973 года (рис. 5.10).

Фильтр можно в любой момент поменять или вовсе убрать. Для этого щелкните мышью на кнопке и в появившемся меню выберите пункт Удалить фильтр из столбца .

Фильтрация данных Excel включает в себя два фильтра: автофильтр и расширенный фильтр. Предположим, у вас большой набор данных, но из всего массива вам нужно посмотреть или выделить данные, которые относятся к определенной дате, определенному человеку и др. Для этого существуют фильтры. Для тех, кто первый раз сталкивается с этим инструментом – фильтр не удаляет, а скрывает записи, которые не отвечают условиям фильтрации, которые вы им задаете.

Первый – автофильтр, предназначен для наиболее простых операций – выделение записей с конкретным значением (например, только выделение только записей, относящихся к Леброну Джеймсу), данных, лежащих в определенном диапазоне (или выше среднего или первую десятку) или ячеек/шрифтов определенного цвета (кстати, очень удобно). Соответственно, пользоваться им очень просто. Вам достаточно выделить те данные, которые вы хотите видеть отфильтрованными. Потом команда «Данные»/ «Фильтр». На каждой верхней ячейке верхней таблицы появится флажок списка, там уже легко разобраться с каждой командой, освоить просто и объяснять, я надеюсь, дальше не нужно, только нюансы использования автофильтра:

1) Работает только с неразрывным диапазоном. Два разных списка на одном листе отфильтровать уже не получится.

2) Самая верхняя строчка таблица автоматически назначается заголовком и в фильтрации не участвует.

3) Вы можете применять любые фильтры в разных столбцах, но имейте в виду, что в зависимости от порядка применения фильтров какие-то условия могут быть не применены, т.к. предыдущие фильтры уже скрыли необходимые записи. Здесь нет проблемы, эти записи бы так и так были скрыты, но если вы хотите использовать несколько наборов фильтров, то лучше начинать с тех условий, которые имеют наименьшее применение.

Практическое применение в работе: например, вы работаете по этому списку, чтобы найти ошибку или проверить данные. После применения автофильтра можно поочередно проходить всю таблицу, последовательно отмечая те данные, которые уже просмотрены. Кнопками «Очистить» и «Применить повторно» определяется вид таблицы после применения условий. Потом, после окончания работы с таблицей можно вернуть шрифты обратно в первоначальный вид, не меняя самих данных. Кстати, некоторых смущает факт пропадания всех записей в таблице после применения каких-либо условий. Ну что ж, посмотрите внимательней, вы задали условия, при которых нет записей, удовлетворяющих этим условиям. Факт того, что таблица отфильтрована – выделение синим цветом номеров строк таблицы.

Теперь, переходим к расширенному фильтру. Он отличается от автофильтра более тонкой настройкой, но и большим выбором при фильтрации данных. В частности:

1) Задает столько условий, сколько необходимо.

2) Позволяет выделить ячейки с уникальными (неповторяющимися) данными. Это часто бывает нужно в работе с данными и опция отлично справляется с проблемой.

3) Позволяет копировать результат фильтра в отдельное место, не трогая основной массив.

Итак, основное отличие в работе с этим фильтром заключается, что предварительно нам нужно подготовить таблицу условий. Делается она просто. Копируются заголовки основной таблицы и вставляются в удобное нам место (предлагаю выше основной таблицы). В этой таблице должно быть столько строчек, чтобы после определения условий не залезть на основную таблицу.

Примеры условий:

1) ‘L*’ – ячейки начинающиеся с L

2) ‘>5’ - данные больше 5

Если вы удаляете из отфильтрованной таблицы строки, то они удалятся, не прихватывая с собой соседей. Т.е. если таблица отфильтрована и показывает строчки с 26-29 и 31-25, выделение всех строк и их удаление не повлечет удаление строчки 30. Это удобно, лично я часто пользуюсь этим при написании макросов. Какое преимущество это дает – часто нам достаются таблицы, которые надо привести в рабочий вид, т.е. удалить, например пустые строки. Что мы делаем: применяем фильтр к таблице, показывая только те строки, которые нам не нужны, затем удаляем всю таблицу, включая заголовок. Удаляются ненужные строки и заголовок, при этом таблица не имеет пробелов и составляет единый диапазон. А строку заголовков можно добавить простой операций копирования из загодя заготовленной области. Почему это важно при написании макросов? Неизвестно, с какой строки начинаются нежелательные данные и непонятно, с какой строки их начать удалять, удаление всей таблицы помогает быстро решить эту проблему.